Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Lexoral est un prestataire indépendant de transcription juridique établi à Kanata (Ottawa, Ontario), qui sert des clients au Canada, notamment au Québec, et aux États-Unis. Nous fournissons des services de transcription bilingue français–anglais attestée pour les procédures judiciaires : dépositions, interrogatoires, arbitrages, audiences de tribunaux et litiges transfrontaliers.

La présente politique explique comment Lexoral recueille, utilise, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses services. Elle s’applique à nos clients, aux déposants, aux professionnels du droit et à toute personne dont les renseignements personnels sont traités par Lexoral.

Informations que nous recueillons

Lexoral ne recueille que les informations strictement nécessaires à la production des transcriptions et à la gestion de nos relations clients :

Informations client et coordonnées

• Nom, titre et cabinet ou organisation
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Adresse de facturation et informations de paiement (traitées de manière sécurisée ; Lexoral ne conserve jamais les données de carte)
• Numéros de dossier et identifiants de fichier

Matériaux de procédure

• Enregistrements audio et vidéo de procédures soumis pour transcription
• Noms, titres et propos de toutes les personnes présentes dans les enregistrements
• Pièces, documents de référence et glossaires fournis par les clients
• Transcriptions terminées et documents d’attestation

Informations techniques

• Métadonnées des fichiers et des courriels reçus (date, taille, format)
• Échanges (courriels, messages WhatsApp) relatifs à un dossier

Notre site est hébergé par GitHub Pages, qui peut journaliser l’adresse IP des visiteurs à des fins de sécurité. Lexoral n’a pas accès à ces journaux. La mesure d’audience du site, sans témoins, est décrite à la section L. 11.

Utilisation des informations

Les renseignements personnels recueillis par Lexoral servent exclusivement à la prestation de nos services de transcription. Nous les utilisons pour :

• Produire des transcriptions bilingues attestées et exactes des procédures soumises
• Communiquer avec nos clients au sujet de leur dossier, des délais et de la livraison
• Émettre des factures et traiter les paiements
• Tenir la documentation de chaîne de possession à des fins probatoires
• Respecter nos obligations légales et répondre aux demandes légitimes
• Améliorer notre contrôle de la qualité (à partir de données anonymisées uniquement)

Bases juridiques du traitement

Lorsque le RGPD s’applique (notamment pour des clients ou des personnes situés dans l’Union européenne), Lexoral traite les renseignements personnels sur les bases suivantes :

• Exécution du contrat — traitement nécessaire à la prestation des services demandés
• Intérêts légitimes — tenue des registres, documentation de chaîne de possession et contrôle de la qualité
• Obligation légale — respect des lois applicables au Canada et aux États-Unis
• Consentement — lorsqu’il est requis pour un traitement particulier, obtenu explicitement et consigné

Au sens de la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Lexoral est Brian Fino, cofondateur. On peut le joindre à brian.fno@proton.me. Lexoral a mis en place des procédures internes pour assurer la conformité.

Confidentialité des procédures

Lexoral traite tous les enregistrements et toutes les transcriptions comme strictement confidentiels. Compte tenu de la nature sensible des procédures judiciaires, nous appliquons des protections renforcées :

• L’accès aux matériaux est limité aux personnes affectées au dossier
• Aucun enregistrement ni aucune transcription n’est communiqué à une autre personne que le client mandant
• Les personnes qui traitent les matériaux sont tenues à la confidentialité
• Les clients peuvent demander la suppression définitive de tous les matériaux à la fin du mandat
• Les matériaux ne servent jamais dans des communications, témoignages ou études de cas sans consentement écrit explicite

Partage des données

Lexoral ne vend, ne loue et ne cède aucun renseignement personnel. Nous ne les communiquons à des tiers que dans les cas suivants :

• Prestataires de services — fournisseurs de transfert et de stockage de fichiers chiffrés, liés par des engagements de confidentialité et des ententes de traitement conformes à la loi
• Processeurs de paiement — processeurs conformes PCI ; Lexoral ne conserve aucune donnée de carte
• Exigences légales — lorsque la loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité réglementaire l’exige ; nous en avisons alors le client dans la mesure permise par la loi

Transferts hors du Québec

Lexoral sert des clients au Canada, notamment au Québec, et aux États-Unis. Des renseignements personnels peuvent donc circuler entre ces juridictions. Nous protégeons ces transferts par :

• Les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, pour les transferts de l’Union européenne vers l’extérieur de l’Union
• Le respect des exigences de la Loi 25 pour la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec
• Le chiffrement des transferts de fichiers, quelle que soit la juridiction

Conservation des données

Lexoral ne conserve les renseignements personnels et les matériaux de procédure que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Le calendrier complet figure dans notre Politique de conservation des données. En résumé :

• Transcriptions terminées et documents d’attestation : 2 ans par défaut
• Enregistrements soumis : supprimés dans les 30 jours suivant la livraison, sauf demande contraire
• Coordonnées et facturation : 7 ans, pour des raisons fiscales et légales
• Suppression définitive des matériaux de procédure possible à tout moment, sur demande

Sécurité

Lexoral applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des matériaux judiciaires, notamment :

• Chiffrement des transferts de fichiers et des communications
• Contrôles d’accès limitant les matériaux aux seules personnes affectées
• Stockage sécurisé à accès restreint, avec journalisation des accès
• Révision régulière des procédures de sécurité
• Procédure de réponse aux incidents conforme aux exigences de notification de la Loi 25 et du RGPD

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Lexoral avisera les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (ou l’autorité compétente) dans les délais prévus par la loi.

Vos droits

Selon votre juridiction, vous pouvez disposer des droits suivants sur les renseignements personnels que Lexoral détient à votre sujet :

• Accès — obtenir une copie des renseignements que nous détenons
• Rectification — faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Effacement — demander la suppression définitive de vos renseignements et des matériaux de procédure
• Limitation — restreindre certains usages dans certaines circonstances
• Portabilité — recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé
• Opposition — vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes
• Retrait du consentement — lorsque le traitement repose sur le consentement

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à la personne responsable, Brian Fino, à brian.fno@proton.me, ou à secure@lexoral.org. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de l’autorité compétente de votre juridiction.

Témoins (cookies) et mesure d’audience

Notre site ne dépose aucun témoin (cookie) : ni témoin publicitaire, ni pixel de suivi.

Pour savoir quelles pages sont lues, nous utilisons GoatCounter, un outil de mesure d’audience qui fonctionne sans témoins. Il compte, sous forme de totaux, les pages vues, le site d’où vient le visiteur, le navigateur, la largeur de l’écran et le pays, déduit de l’adresse IP. GoatCounter ne conserve ni l’adresse IP, ni l’en-tête complet du navigateur, ni aucun identifiant de suivi : pour distinguer les visites, il garde l’adresse IP et le navigateur en mémoire au plus 8 heures, sans les enregistrer. Ses serveurs sont situés en Finlande et en Allemagne. Les totaux conservés ne permettent pas d’identifier un visiteur, et nous ne nous en servons que pour améliorer le site.

Un bloqueur de publicité suffit à désactiver ce comptage ; le site fonctionne de la même façon. Voir la politique de GoatCounter (en anglais).

Modifications de la présente politique

Lexoral peut mettre à jour la présente politique pour refléter l’évolution de ses pratiques ou du droit applicable. Les modifications importantes sont communiquées par courriel aux clients actifs. La date d’entrée en vigueur indiquée en haut de la page correspond à la dernière révision.

Contact

Pour toute question sur la présente politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un problème de confidentialité :

• Personne responsable (Loi 25) — Brian Fino, cofondateur : brian.fno@proton.me
• Dossiers et demandes de suppression — secure@lexoral.org
• Téléphone — +1 (514) 712-7516
• Adresse postale — 24191-300 Eagleson Rd, Kanata (Ontario) K2M 2C3, Canada