Politique de conservation des données
En vigueur le 27 septembre 2026.
Objet
La présente politique fixe la durée pendant laquelle Lexoral conserve chaque catégorie de renseignements personnels et de matériaux de procédure, et la façon dont ils sont supprimés de manière sécurisée à l’échéance.
Lexoral ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, au respect de ses obligations légales et à ses activités légitimes. Nous ne conservons rien « au cas où » ni indéfiniment.
La présente politique se lit avec notre Politique de confidentialité. En cas de contradiction, la Politique de confidentialité l’emporte.
Champ d’application
La présente politique vise l’ensemble des renseignements personnels et des matériaux de procédure détenus par Lexoral, notamment :
- Les enregistrements audio et vidéo soumis pour transcription
- Les transcriptions terminées, les versions de travail et les documents d’attestation
- Les pièces, glossaires et documents de référence fournis avec les procédures
- Les coordonnées des clients et l’historique des mandats
- Les registres de facturation et de paiement
- Les échanges écrits (courriels, messages) relatifs à un dossier
- Les journaux techniques et registres d’accès
Calendrier de conservation
Le tableau suivant présente les durées de conservation par défaut. Elles courent à compter de l’événement indiqué.
| Catégorie | Description | Durée |
|---|---|---|
| Enregistrements audio / vidéo | Enregistrements originaux soumis pour transcription | 30 jours après la livraison |
| Transcriptions terminées | Transcription attestée finale et déclaration d’exactitude signée | 2 ans après la livraison |
| Versions de travail | Versions intermédiaires produites en cours de travail | Supprimées à la livraison finale |
| Pièces et références | Glossaires, pièces et documents fournis par le client | 30 jours après la livraison |
| Coordonnées des clients | Nom, courriel, téléphone, organisation | 5 ans après le dernier mandat |
| Facturation | Factures, confirmations de paiement, correspondance de facturation | 7 ans (obligations fiscales) |
| Correspondance de dossier | Courriels et messages liés à une procédure | 2 ans après la livraison |
| Chaîne de possession | Accusés de réception, journaux horodatés, confirmations de livraison | 5 ans après la livraison |
| Journaux techniques | Journaux d’accès, registres de transfert de fichiers | 12 mois |
Ces durées sont des valeurs par défaut. Un client peut demander en tout temps une conservation plus courte ou la suppression immédiate de certaines catégories (voir L. 08). Une conservation plus longue peut s’appliquer lorsque la loi ou un gel des données l’exige (voir L. 09).
Enregistrements audio
Les enregistrements soumis pour transcription sont les matériaux les plus sensibles que Lexoral traite : ils contiennent mot pour mot des procédures judiciaires et peuvent comprendre des communications privilégiées, des renseignements personnels de déposants et des informations commerciales confidentielles.
Nous supprimons tous les enregistrements soumis dans les 30 jours suivant la livraison de la transcription. Un client qui souhaite une suppression plus rapide peut la demander au moment de l’envoi ou en tout temps pendant le mandat.
Lexoral n’utilise pas les enregistrements à d’autres fins que la production de la transcription demandée. Ils ne sont jamais conservés à des fins d’entraînement, d’étalonnage ou d’évaluation impliquant un contenu identifiable.
La suppression se fait par effacement sécurisé, qui rend les données irrécupérables. Sur demande, Lexoral fournit une confirmation écrite de suppression.
Transcriptions et documents d’attestation
Les transcriptions terminées et les documents d’attestation (déclarations d’exactitude signées, confirmations de livraison) sont conservés 2 ans à compter de la livraison, ce qui permet :
- De fournir une nouvelle copie à la demande du client
- De vérifier l’exactitude ou la mise en forme en cas de contestation
- De répondre aux besoins d’une procédure où la transcription est produite en preuve
Un client qui n’a pas besoin de cette conservation peut demander la suppression en tout temps après la livraison ; un client qui a besoin d’une conservation plus longue pour un litige en cours peut la demander par écrit.
Dossiers clients
Les coordonnées des clients, l’historique des mandats et les registres de facturation sont conservés selon le calendrier ci-dessus. Les registres de facturation sont soumis à une conservation obligatoire de 7 ans en vertu de la législation fiscale applicable au Canada ; cette durée ne peut pas être réduite sur demande.
La correspondance de dossier (courriels, messages WhatsApp et autres échanges écrits liés à une procédure) est conservée 2 ans après la livraison, puis supprimée définitivement, sauf gel des données.
Procédures de suppression
À l’échéance de chaque durée de conservation, Lexoral supprime définitivement et de manière sécurisée les données visées. Nos procédures comprennent :
- L’effacement sécurisé par écrasement des fichiers stockés sur les systèmes contrôlés par Lexoral
- Des demandes de suppression vérifiées auprès de tout prestataire détenant une copie
- Une confirmation de suppression consignée à l’interne, avec la date et la méthode
- Une confirmation écrite remise au client sur demande
Lexoral révise chaque trimestre l’ensemble des matériaux conservés au regard du présent calendrier et supprime ceux dont la durée est échue.
Suppression à la demande du client
Un client peut demander en tout temps la suppression définitive de tout ou partie des matériaux liés à son dossier, aux conditions suivantes :
- La demande est faite par écrit à secure@lexoral.org et précise le dossier et les matériaux visés
- Lexoral traite la demande dans un délai de 7 jours ouvrables
- Une confirmation écrite de suppression est remise une fois la demande traitée
- Les registres de facturation soumis à la conservation fiscale obligatoire ne peuvent être supprimés avant l’expiration des 7 ans
- Si un gel des données est en place, la suppression est reportée jusqu’à sa levée
Gel des données (conservation pour litige)
Lorsque Lexoral apprend, par son client ou par ses propres conseillers juridiques, que des matériaux pourraient être pertinents pour un litige en cours ou prévisible, une enquête réglementaire ou une ordonnance judiciaire, un gel peut être imposé sur ces matériaux et suspendre le calendrier normal de suppression.
Les matériaux gelés sont conservés jusqu’à la levée formelle du gel par la partie mandante ou par les conseillers juridiques de Lexoral. Lexoral informe le client de tout gel imposé sur ses matériaux et de son fondement, dans la mesure permise par la loi.
Révision et responsabilité
La présente politique est révisée chaque année et mise à jour au besoin. Brian Fino, personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Lexoral (brian.fno@proton.me), veille à sa mise en œuvre et à son application.
Toute personne préoccupée par nos pratiques de conservation peut nous écrire directement ou porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Contact
Pour une demande de suppression, une question sur la présente politique ou une préoccupation :
- Personne responsable (Loi 25) — Brian Fino, cofondateur : brian.fno@proton.me
- Dossiers et demandes de suppression — secure@lexoral.org
- Téléphone — +1 (514) 712-7516
- Adresse postale — 24191-300 Eagleson Rd, Kanata (Ontario) K2M 2C3, Canada