La présente politique de conservation des données définit les durées pendant lesquelles Lexoral conserve les différentes catégories de renseignements personnels et de matériaux de procédure, ainsi que les procédures par lesquelles les matériaux sont supprimés de manière sécurisée à l'expiration de chaque durée de conservation.
Lexoral s'engage à ne conserver les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles ils ont été collectés, respecter les obligations légales applicables et soutenir les opérations commerciales légitimes. Nous ne conservons pas de données à titre spéculatif ou indéfiniment.
La présente politique doit être lue conjointement avec notre Politique de confidentialité. En cas de conflit, la Politique de confidentialité prévaut.
La présente politique s'applique à l'ensemble des renseignements personnels et matériaux de procédure détenus par Lexoral, notamment :
Le tableau suivant présente les durées de conservation standard pour chaque catégorie de données détenues par Lexoral. Ces durées courent à compter de la date de l'événement déclencheur indiqué.
| Catégorie de données | Description | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Enregistrements audio / vidéo | Enregistrements originaux soumis pour transcription | 30 jours après livraison |
| Transcriptions terminées | Transcription certifiée finale et déclaration d'exactitude signée | 2 ans après livraison |
| Ébauches de transcription | Versions intermédiaires et de travail produites en cours de production | Supprimées à la livraison finale |
| Pièces & Références | Glossaires, pièces et documents de référence fournis par le client | 30 jours après livraison |
| Dossiers de contact client | Nom, courriel, téléphone, organisation | 5 ans après le dernier engagement |
| Registres de facturation | Factures, confirmations de paiement, correspondance de facturation | 7 ans (conformité fiscale) |
| Correspondance de dossier | Courriels et messages relatifs à une procédure spécifique | 2 ans après livraison |
| Registres de chaîne de custody | Confirmations de dépôt, journaux d'horodatage, accusés de livraison | 5 ans après livraison |
| Journaux techniques | Journaux d'accès système, registres de transfert de fichiers | 12 mois |
Toutes les durées ci-dessus représentent des valeurs par défaut standard. Les clients peuvent demander une conservation plus courte ou une suppression immédiate de catégories spécifiques à tout moment (voir Article 8). Une conservation plus longue peut s'appliquer lorsque la loi ou un gel des données l'exige (voir Article 9).
Les enregistrements audio et vidéo soumis pour transcription représentent la catégorie de matériaux la plus sensible traitée par Lexoral. Ils contiennent le contenu verbal verbatim de procédures judiciaires et peuvent inclure des communications privilégiées, des renseignements personnels de déposants et des informations commerciales confidentielles.
Notre pratique standard est de supprimer tous les enregistrements soumis dans les 30 jours suivant la livraison de la transcription. Les clients qui souhaitent une suppression anticipée peuvent en faire la demande lors du dépôt ou à tout moment pendant l'engagement.
Lexoral n'utilise pas les enregistrements soumis à d'autres fins que la production de la transcription demandée. Les enregistrements ne sont jamais conservés à des fins de formation, d'étalonnage ou d'évaluation de la qualité impliquant du contenu identifiable.
La suppression des enregistrements est effectuée à l'aide de méthodes d'effacement sécurisé rendant les données irrécupérables. Sur demande, Lexoral fournira une confirmation écrite de suppression.
Les transcriptions terminées et les documents de certification associés (déclarations d'exactitude signées, confirmations de livraison) sont conservés pendant une durée par défaut de 2 ans à compter de la date de livraison. Cette période permet :
Les clients qui n'ont pas besoin de la conservation des transcriptions terminées peuvent demander leur suppression à tout moment après la livraison. Les clients qui nécessitent une conservation plus longue pour des litiges en cours peuvent demander une conservation prolongée par écrit.
Les informations de contact client, l'historique des engagements et les registres de facturation sont conservés pendant les durées précisées dans le calendrier ci-dessus. Les registres de facturation sont soumis à une durée de conservation obligatoire de 7 ans en vertu de la législation fiscale applicable au Canada et en France, et cette durée ne peut être raccourcie sur demande.
La correspondance de dossier (courriels, messages WhatsApp et communications écrites relatives à une procédure spécifique) est conservée pendant 2 ans après la livraison, puis supprimée définitivement, sauf si un gel des données s'applique.
À l'expiration de chaque durée de conservation applicable, Lexoral supprime définitivement et de manière sécurisée les données concernées. Nos procédures de suppression comprennent :
Lexoral effectue une révision trimestrielle de l'ensemble des matériaux stockés par rapport au présent calendrier de conservation et initie la suppression des matériaux ayant dépassé leur durée de conservation.
Les clients peuvent demander la suppression permanente de tout ou partie des matériaux détenus par Lexoral relatifs à leur dossier à tout moment, sous réserve des conditions suivantes :
Lorsque Lexoral prend connaissance — par notification du client ou par l'entremise de son propre conseil juridique — que des matériaux pourraient être pertinents dans le cadre d'un litige en cours ou anticipé, d'une enquête réglementaire ou d'une ordonnance judiciaire, un gel des données peut être imposé sur ces matériaux, suspendant le calendrier de suppression normal.
Les matériaux soumis à un gel des données seront conservés jusqu'à la levée formelle du gel par la partie mandante ou le conseil juridique de Lexoral. Lexoral notifiera les clients de tout gel des données imposé sur leurs matériaux et de son fondement, dans la mesure permise par la loi.
La présente politique de conservation des données est révisée annuellement et mise à jour si nécessaire pour refléter les évolutions des opérations de Lexoral, du droit applicable ou des orientations réglementaires. La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Lexoral est responsable de la mise en œuvre et de l'application de la présente politique.
Les clients et personnes ayant des préoccupations concernant les pratiques de conservation des données de Lexoral peuvent nous contacter directement ou déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou de la CNIL (France).
Pour les demandes de suppression, les questions relatives à la présente politique ou pour signaler une préoccupation :
Courriel : secure@lexoral.org
France : +33 6 83 35 81 60
Canada : +1 (514) 123-4567
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